Factuurautomatisering
Uw facturen,
zonder overtypen.
Van e-mailbijlage tot gecontroleerde financiële gegevens. Lees de details uit, signaleer uitzonderingen en laat de eindbeslissing bij uw team.
- Uw bestaande tools
- Menselijke goedkeuring ingebouwd
- Geen vooruitbetaling
- Invoer
Factuur ontvangen
Het originele document is verzameld.
- Voorbereiding
Gegevens uitgelezen
Leverancier, referentie en bedragen staan klaar.
- Uw team
Factuur gecontroleerd
Uitzonderingen gaan naar uw financiële team.
- Verbonden tools
Gegevens overgedragen
Goedgekeurde gegevens bereiken uw tools.
Voorbeeldproces. Gevoelige acties blijven afhankelijk van uw goedkeuring.
Minder handmatig werk
Laat het document bewegen, niet uw team tussen tabbladen.
Bijlagen openen, velden overnemen en goedkeuring najagen kosten tijd. We verbinden deze stappen met uw huidige werkwijze.
- Namen van leveranciers, datums en bedragen overtypen
- Dubbele facturen en ontbrekende gegevens zoeken
- De juiste persoon voor goedkeuring vinden
- Gegevens naar boekhoudtools overbrengen
Een eenvoudig voorbeeld
Eén factuur. Een helder pad naar goedkeuring.
Uw team controleert wat belangrijk is, in plaats van gegevens tussen schermen te kopiëren. Dit is een voorbeeldproces, geen actief klantensysteem.
Origineel document
Voorbeeldleverancier
Voorbeeldbedrijf
Document verzamelen
Een factuur komt binnen in de inbox. Het originele document blijft bij de taak bewaard.
- Referentie
- DEMO-001
- Leverancier
- Voorbeeldleverancier
- Totaal
- € 240,00
- Controle door
- Financieel team
Origineel document
Voorbeeldleverancier
Voorbeeldbedrijf
Gegevens controleren
De belangrijkste gegevens staan klaar voor controle. Een ongebruikelijk bedrag of een nieuwe leverancier kan het proces onderbreken.
- Referentie
- DEMO-001
- Leverancier
- Voorbeeldleverancier
- Totaal
- € 240,00
- Controle door
- Financieel team
Origineel document
Voorbeeldleverancier
Voorbeeldbedrijf
Volgende stap goedkeuren
Na menselijke goedkeuring zijn de gegevens klaar voor uw financiële tools. Er wordt geen betaling gedaan.
- Referentie
- DEMO-001
- Leverancier
- Voorbeeldleverancier
- Totaal
- € 240,00
- Controle door
- Financieel team
Het proces
Vijf stappen. Duidelijke controlemomenten.
- 01
Ontvangen
Verzamel facturen uit e-mail, een map of een goedgekeurde export van leveranciers.
- 02
Uitlezen
Zet leverancier, referentie, regels en totalen klaar naast het originele document.
- 03
Controleren
Signaleer dubbele facturen, ontbrekende gegevens en velden met lage betrouwbaarheid.
- 04
Goedkeuren
Leg nieuwe leveranciers of ongebruikelijke bedragen voor aan de juiste persoon.
- 05
Overdragen
Stuur goedgekeurde gegevens naar uw financiële tool of een boekhoudwachtrij.
Uitzonderingen krijgen aandacht.
We spreken regels af voor leveranciers, bedragen en ontbrekende gegevens. Documenten die extra aandacht vragen, stoppen met een duidelijke reden.
Verbonden met uw financiële proces.
Mogelijke koppelingen zijn Gmail, Outlook, Google Drive, SharePoint, QuickBooks, Xero, Lexoffice en Google Sheets. Beschikbaarheid hangt af van uw account en API-toegang.
Voordat we beginnen
Voordat u facturen automatiseert
Kan het verschillende factuurformaten lezen?
Het proces kan worden ingericht voor PDF-facturen, scans en e-mailbijlagen. We testen met uw echte documenten en leggen onzekere velden ter controle voor.
Voert de automatisering betalingen uit?
Niet in dit voorbeeld. Het proces bereidt factuurgegevens voor en draagt ze over. Betalingsacties vragen een afzonderlijk afgesproken opdracht en expliciete controles.
Kan ons team facturen eerst goedkeuren?
Ja. We kunnen facturen op basis van bedrag, leverancier of andere afgesproken regels doorsturen, met menselijke goedkeuring vóór de volgende stap.
Vind uw startpunt
Welke taak wilt u uit handen geven?
Vertel ons over één terugkerende taak en de tools die u gebruikt. Ontvang per e-mail twee eerste ideeën voor automatisering en mogelijke vervolgstappen.
- Twee ideeën voor uw taak
- Een voorstel voor het eerste proces
- Geen verplichting om door te gaan
Liever eerst praten?
Plan een kennismakingsgesprek