Laskuautomaatio
Laskusi,
ilman käsin syöttämistä.
Sähköpostin liitteestä tarkistetuiksi taloustiedoiksi. Poimi tiedot, tunnista poikkeamat ja jätä lopullinen päätös tiimillesi.
- Nykyiset työkalusi
- Ihmisen hyväksyntä mukana
- Ei ennakkomaksua
- Saapuminen
Lasku saapuu
Alkuperäinen asiakirja otetaan vastaan.
- Valmistelu
Tiedot poimitaan
Toimittaja, viite ja summa valmistellaan.
- Tiimisi
Lasku tarkistetaan
Poikkeamat ohjataan taloustiimille.
- Yhdistetyt työkalut
Tiedot siirretään
Hyväksytyt tiedot siirtyvät työkaluihisi.
Havainnollistava työnkulku. Arkaluonteiset toimet edellyttävät edelleen hyväksyntääsi.
Vähemmän käsityötä
Anna asiakirjan liikkua, älä tiimin välilehtien välillä.
Liitteiden avaaminen, tietojen kopiointi ja hyväksyntöjen pyytäminen vievät aikaa. Yhdistämme vaiheet nykyiseen prosessiisi.
- Toimittajien, päivämäärien ja summien kopiointi
- Kaksoiskappaleiden ja puuttuvien tietojen etsintä
- Oikean hyväksyjän etsiminen
- Tietojen siirto taloushallinnon työkaluihin
Yksinkertainen esimerkki
Yksi lasku. Selkeä tie hyväksyntään.
Tiimisi tarkistaa olennaiset tiedot sen sijaan, että kopioisi niitä ikkunasta toiseen. Tämä on havainnollistava esimerkki, ei toiminnassa oleva asiakasjärjestelmä.
Alkuperäinen asiakirja
Esimerkkitoimittaja
Esimerkkiyritys
Vastaanota asiakirja
Lasku saapuu sähköpostiin. Alkuperäinen asiakirja pysyy tehtävän mukana.
- Viite
- DEMO-001
- Toimittaja
- Esimerkkitoimittaja
- Yhteensä
- 240,00 €
- Tarkistaja
- Taloushallinnon tiimi
Alkuperäinen asiakirja
Esimerkkitoimittaja
Esimerkkiyritys
Tarkista tiedot
Keskeiset tiedot valmistellaan tarkistettaviksi. Poikkeava summa tai uusi toimittaja voi pysäyttää prosessin.
- Viite
- DEMO-001
- Toimittaja
- Esimerkkitoimittaja
- Yhteensä
- 240,00 €
- Tarkistaja
- Taloushallinnon tiimi
Alkuperäinen asiakirja
Esimerkkitoimittaja
Esimerkkiyritys
Hyväksy seuraava vaihe
Ihmisen hyväksynnän jälkeen tiedot ovat valmiit taloushallinnon työkaluihin. Maksua ei suoriteta.
- Viite
- DEMO-001
- Toimittaja
- Esimerkkitoimittaja
- Yhteensä
- 240,00 €
- Tarkistaja
- Taloushallinnon tiimi
Työnkulku
Viisi vaihetta. Selkeät tarkistuspisteet.
- 01
Vastaanota
Kerää laskut sähköpostista, kansiosta tai hyväksytystä toimittajan viennistä.
- 02
Poimi tiedot
Valmistele toimittaja, viite, laskurivit ja loppusummat alkuperäisen asiakirjan rinnalle.
- 03
Tarkista
Merkitse kaksoiskappaleet, puuttuvat tiedot ja epävarmat kentät.
- 04
Hyväksy
Ohjaa uudet toimittajat ja poikkeavat summat oikean henkilön tarkistettaviksi.
- 05
Siirrä
Lähetä hyväksytyt tiedot taloushallinnon työkaluun tai kirjanpidon käsittelyjonoon.
Poikkeamat tulevat käsitellyiksi.
Sovimme toimittajiin, summiin ja puuttuviin tietoihin liittyvät säännöt. Lisätarkistusta vaativat asiakirjat pysähtyvät selkeällä perusteella.
Yhdistetty taloushallinnon prosessiisi.
Mahdollisia integraatioita ovat Gmail, Outlook, Google Drive, SharePoint, QuickBooks, Xero, Lexoffice ja Google Sheets. Saatavuus riippuu tilistäsi ja rajapintojen käyttöoikeuksista.
Ennen aloitusta
Ennen laskujen automatisointia
Voiko järjestelmä lukea erilaisia laskuja?
Työnkulku voidaan rakentaa PDF-laskuille, skannauksille ja sähköpostiliitteille. Testaamme sen omilla asiakirjoillasi ja ohjaamme epävarmat kentät tarkistettaviksi.
Maksaako automaatio laskut?
Ei tässä esimerkissä. Työnkulku valmistelee ja siirtää laskutietueita. Maksuihin liittyvät toimet vaatisivat erikseen sovitun laajuuden ja selkeät valvontakeinot.
Voiko tiimimme hyväksyä laskut ensin?
Kyllä. Laskut voidaan ohjata summan, toimittajan tai muiden sovittujen sääntöjen perusteella ihmisen hyväksyttäviksi ennen seuraavaa vaihetta.
Löydä hyvä aloituskohta
Minkä tehtävän haluaisit pois käsistäsi?
Kerro yhdestä toistuvasta tehtävästä ja käyttämistäsi työkaluista. Saat sähköpostitse kaksi alustavaa automaatioideaa ja mahdolliset seuraavat vaiheet.
- Kaksi tehtävääsi sopivaa ideaa
- Ehdotus ensimmäiseksi työnkuluksi
- Ei velvollisuutta jatkaa
Keskustelisitko mieluummin?
Varaa tutustumiskeskustelu