Dokument trafia do procesu
Faktura przychodzi przez Gmail, Outlook, portal dostawcy, Google Drive, Dropbox lub SharePoint.
Gdzie proces faktur traci czas
Ręczne otwieranie dokumentów, przepisywanie pól i szukanie brakujących informacji spowalnia finanse oraz zwiększa ryzyko kosztownych pomyłek.
- Przepisywanie dostawcy, numeru, dat, kwot i podatku
- Wyszukiwanie duplikatów oraz niezgodnych danych
- Zbieranie akceptacji od właściwych osób
- Przenoszenie dokumentów między skrzynką, folderem i księgowością
Przykładowy proces faktury
Dane są wyodrębniane
Agent odczytuje dostawcę, numer, daty, pozycje, podatek, sumy, walutę i dane płatności.
Reguły i wyjątki
System sprawdza duplikaty, brakujące pola, niezgodne kwoty i poziom pewności.
Człowiek decyduje
Nowy dostawca, nietypowa kwota lub brak zamówienia może wymagać zatwierdzenia.
Księgowość jest aktualizowana
Czyste dane i dokument trafiają do systemu finansowego, arkusza lub kolejki księgowej.
Kontrola wyjątków zamiast ślepej automatyzacji
Definiujemy reguły dla kwot, dostawców, kategorii, zamówień i poziomu pewności. Nietypowe dokumenty zatrzymują się z krótkim wyjaśnieniem, zamiast przechodzić dalej bez kontroli.
Popularne integracje
Gmail, Outlook, Google Drive, Dropbox, SharePoint, QuickBooks, Xero, Lexoffice, Fakturownia, Microsoft Dynamics, Google Sheets, Airtable, Slack, Microsoft Teams, n8n i własne API.
Pytania o automatyzację faktur
Czy system poradzi sobie z różnymi formatami?
Tak. Możemy obsługiwać PDF, skany, zdjęcia i załączniki, a dla niskiej jakości lub niepewnych wyników uruchomić weryfikację człowieka.
Czy faktury mogą wymagać akceptacji?
Tak. Reguły akceptacji mogą zależeć od kwoty, dostawcy, projektu, kategorii kosztu lub kompletności danych.
Czy automatyzacja wykonuje płatności?
Tylko jeśli świadomie zaprojektujemy taki zakres i odpowiednie zabezpieczenia. Zwykle pierwszym krokiem jest przygotowanie danych do księgowania i zatwierdzenia.
Ogranicz ręczne przepisywanie faktur
Opisz skąd przychodzą dokumenty, kto je zatwierdza i do jakiego systemu mają trafić. Zaproponujemy bezpieczny pierwszy proces.