Automatizace faktur
Vaše faktury.
Bez přepisování.
Od přílohy e-mailu ke zkontrolovanému záznamu. Vytáhněte údaje, zachyťte výjimky a důležitá rozhodnutí nechte vašemu týmu.
- Vaše současné nástroje
- Schvalování vaším týmem
- Bez platby předem
- Vstup
Faktura přijata
Systém převezme původní dokument.
- Příprava
Údaje načteny
Dodavatel, číslo a částky jsou připraveny.
- Váš tým
Faktura zkontrolována
Výjimky posoudí váš finanční tým.
- Propojené nástroje
Záznam předán
Schválená data dorazí do vašich nástrojů.
Ilustrační postup. Citlivé kroky nadále podléhají vašemu schválení.
Méně ruční práce
Ať se posouvá faktura. Ne váš tým mezi okny.
Otevírání příloh, přepisování polí a shánění schválení zabírá čas. Tyto kroky propojíme kolem vašeho současného postupu.
- Přepisování dodavatele, data a částek
- Hledání duplicit a chybějících údajů
- Získání schválení od správného člověka
- Přesouvání záznamů do účetnictví
Jednoduchý příklad
Jedna faktura. Jasná cesta ke schválení.
Místo kopírování údajů mezi okny váš tým zkontroluje to důležité. Jde o ukázkový postup, nikoli o živý zákaznický systém.
Původní dokument
Ukázkový dodavatel
Ukázková firma
Převzít dokument
Faktura přijde do schránky. Původní dokument zůstává připojený k úkolu.
- Reference
- DEMO-001
- Dodavatel
- Ukázkový dodavatel
- Celkem
- 240,00 €
- Kontroluje
- Účetní tým
Původní dokument
Ukázkový dodavatel
Ukázková firma
Zkontrolovat údaje
Klíčové údaje jsou připravené ke kontrole. Neobvyklá částka nebo nový dodavatel mohou proces pozastavit.
- Reference
- DEMO-001
- Dodavatel
- Ukázkový dodavatel
- Celkem
- 240,00 €
- Kontroluje
- Účetní tým
Původní dokument
Ukázkový dodavatel
Ukázková firma
Schválit další krok
Po schválení člověkem je záznam připravený pro účetní nástroj. Žádná platba se neprovádí.
- Reference
- DEMO-001
- Dodavatel
- Ukázkový dodavatel
- Celkem
- 240,00 €
- Kontroluje
- Účetní tým
Pracovní postup
Pět kroků. Jasná kontrolní místa.
- 01
Přijetí
Převzetí faktur z e-mailu, složky nebo schváleného exportu dodavatele.
- 02
Vyčtení
Příprava dodavatele, reference, položek a částek vedle původního dokumentu.
- 03
Kontrola
Označení duplicit, chybějících údajů a nejistých polí.
- 04
Schválení
Předání nových dodavatelů nebo neobvyklých částek správnému člověku.
- 05
Předání
Odeslání schválených záznamů do účetního nástroje nebo fronty ke zpracování.
Výjimky nezůstanou bez povšimnutí.
Dohodneme pravidla pro dodavatele, částky a chybějící informace. Dokumenty vyžadující kontrolu se zastaví s jasným důvodem.
Napojení na vaše účetní procesy.
Mezi možné integrace patří Gmail, Outlook, Google Drive, SharePoint, QuickBooks, Xero, Lexoffice a Google Sheets. Dostupnost závisí na účtu a přístupu k API.
Než začneme
Než začnete automatizovat faktury
Zvládne řešení různé formáty faktur?
Postup lze navrhnout pro PDF faktury, skeny i přílohy e-mailů. Testujeme na vašich skutečných dokumentech a nejisté údaje posíláme ke kontrole.
Provádí automatizace také platby?
V tomto příkladu ne. Postup připravuje a předává fakturační záznamy. Platební kroky by vyžadovaly samostatně dohodnutý rozsah a výslovné kontroly.
Může náš tým faktury nejprve schválit?
Ano. Faktury můžeme směrovat podle částky, dodavatele nebo dalších pravidel a před dalším krokem vyžadovat schválení člověkem.
Najděte svůj první krok
Kterou práci už nechcete dělat ručně?
Popište jednu opakovanou úlohu a nástroje, které používáte. E-mailem dostanete dva úvodní nápady na automatizaci a možné další kroky.
- Dva nápady pro vaši úlohu
- Návrh prvního postupu
- Bez závazku pokračovat
Raději si promluvíte?
Rezervovat konzultaci