Rechnungen automatisieren
Ihre Rechnungen.
Ohne Abtippen.
Vom E-Mail-Anhang zum geprüften Datensatz. Angaben auslesen, Ausnahmen erkennen und wichtige Entscheidungen bei Ihrem Team lassen.
- Ihre bestehenden Tools
- Freigaben durch Ihr Team
- Keine Vorauszahlung
- Eingang
Rechnung erhalten
Das Originaldokument wird erfasst.
- Vorbereitung
Daten ausgelesen
Lieferant, Referenz und Beträge vorbereitet.
- Ihr Team
Rechnung geprüft
Ausnahmen gehen an Ihr Finanzteam.
- Verbundene Tools
Daten übertragen
Freigegebene Daten erreichen Ihre Tools.
Beispielhafter Ablauf. Sensible Aktionen bleiben freigabepflichtig.
Weniger manuelle Schritte
Die Rechnung soll weiterkommen. Nicht Ihr Team zwischen Fenstern wechseln.
Anhänge öffnen, Felder übertragen und Freigaben einholen kostet Zeit. Wir verbinden diese Schritte rund um Ihren bestehenden Prozess.
- Lieferanten, Datum und Beträge abtippen
- Duplikate und fehlende Angaben suchen
- Die richtige Freigabe einholen
- Datensätze an die Buchhaltung übergeben
Ein einfaches Beispiel
Eine Rechnung. Ein klarer Weg zur Freigabe.
Ihr Team prüft die wichtigen Angaben, statt sie zwischen Fenstern zu kopieren. Dies ist ein Beispielablauf, kein aktives Kundensystem.
Originaldokument
Beispiellieferant
Beispielfirma
Dokument erfassen
Eine Rechnung geht ein. Das Originaldokument bleibt mit der Aufgabe verknüpft.
- Referenz
- DEMO-001
- Lieferant
- Beispiellieferant
- Gesamtbetrag
- 240,00 €
- Prüfung durch
- Finanzteam
Originaldokument
Beispiellieferant
Beispielfirma
Angaben prüfen
Die wichtigsten Angaben stehen zur Prüfung bereit. Ein neuer Lieferant oder ein ungewöhnlicher Betrag kann den Ablauf anhalten.
- Referenz
- DEMO-001
- Lieferant
- Beispiellieferant
- Gesamtbetrag
- 240,00 €
- Prüfung durch
- Finanzteam
Originaldokument
Beispiellieferant
Beispielfirma
Nächsten Schritt freigeben
Nach menschlicher Freigabe ist der Datensatz für Ihre Finanzsoftware bereit. Es wird keine Zahlung ausgeführt.
- Referenz
- DEMO-001
- Lieferant
- Beispiellieferant
- Gesamtbetrag
- 240,00 €
- Prüfung durch
- Finanzteam
Der Ablauf
Fünf Schritte. Klare Kontrollpunkte.
- 01
Empfangen
Rechnungen aus E-Mails, Ordnern oder vereinbarten Lieferantenexporten übernehmen.
- 02
Auslesen
Lieferant, Referenz, Positionen und Beträge zusammen mit dem Original bereitstellen.
- 03
Prüfen
Duplikate, fehlende Angaben und unsichere Felder kennzeichnen.
- 04
Freigeben
Neue Lieferanten oder ungewöhnliche Beträge an die richtige Person weiterleiten.
- 05
Übertragen
Freigegebene Datensätze an die Finanzsoftware oder Buchhaltungswarteschlange senden.
Ausnahmen bekommen Aufmerksamkeit.
Wir vereinbaren Regeln für Lieferanten, Beträge und fehlende Angaben. Dokumente mit Prüfbedarf stoppen mit einer klaren Begründung.
Mit Ihrer Buchhaltung verbunden.
Mögliche Integrationen sind Gmail, Outlook, Google Drive, SharePoint, QuickBooks, Xero, Lexoffice und Google Sheets. Die Anbindung hängt vom Konto und Schnittstellenzugang ab.
Vor dem Start
Fragen zur Rechnungsverarbeitung
Funktioniert das mit verschiedenen Formaten?
Der Ablauf lässt sich für PDF-Rechnungen, Scans und E-Mail-Anhänge gestalten. Wir testen Ihre tatsächlichen Dokumente und lassen unsichere Felder prüfen.
Werden auch Zahlungen ausgeführt?
In diesem Beispiel nicht. Der Ablauf bereitet Rechnungsdaten vor und überträgt sie. Zahlungsbezogene Aktionen benötigen einen gesondert vereinbarten Umfang und ausdrückliche Kontrollen.
Kann mein Team Rechnungen zuerst freigeben?
Ja. Wir können Rechnungen nach Betrag, Lieferant oder anderen Regeln zuordnen und vor dem nächsten Schritt eine menschliche Freigabe verlangen.
Finden Sie Ihren Einstieg
Welche Aufgabe möchten Sie nicht mehr von Hand erledigen?
Beschreiben Sie eine wiederkehrende Aufgabe und Ihre Tools. Sie erhalten zwei erste Automatisierungsideen per E-Mail sowie mögliche nächste Schritte.
- Zwei Ideen für Ihre Aufgabe
- Ein möglicher erster Ablauf
- Unverbindlicher Einstieg
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