Automatización de facturas
Tus facturas,
sin copiar datos a mano.
Del adjunto de un correo a un registro contable revisado. Extrae los datos, detecta excepciones y deja la decisión final en manos de tu equipo.
- Tus herramientas actuales
- Aprobación humana incluida
- Sin pago por adelantado
- Entrada
Factura recibida
Se recoge el documento original.
- Preparación
Datos extraídos
Se preparan proveedor, referencia e importes.
- Tu equipo
Factura revisada
Las excepciones llegan al equipo financiero.
- Herramientas conectadas
Datos transferidos
Los registros aprobados llegan a tus herramientas.
Proceso ilustrativo. Las acciones delicadas siguen requiriendo tu aprobación.
Menos trabajo manual
Que se mueva el documento, no tu equipo entre pestañas.
Abrir adjuntos, copiar campos y perseguir aprobaciones lleva tiempo. Conectamos estos pasos con tu proceso actual.
- Copiar nombres de proveedores, fechas e importes
- Buscar duplicados y datos ausentes
- Encontrar a la persona adecuada para aprobar
- Pasar registros al programa contable
Un ejemplo sencillo
Una factura. Un camino claro hasta su aprobación.
Tu equipo revisa lo importante en lugar de copiar datos entre ventanas. Este es un ejemplo ilustrativo, no un sistema de un cliente en funcionamiento.
Documento original
Proveedor de ejemplo
Empresa de ejemplo
Recoger el documento
Llega una factura a la bandeja de entrada. El documento original permanece vinculado a la tarea.
- Referencia
- DEMO-001
- Proveedor
- Proveedor de ejemplo
- Total
- 240,00 €
- Revisión por
- Equipo financiero
Documento original
Proveedor de ejemplo
Empresa de ejemplo
Revisar los datos
Los datos principales se preparan para su revisión. Un importe inusual o un proveedor nuevo pueden pausar el proceso.
- Referencia
- DEMO-001
- Proveedor
- Proveedor de ejemplo
- Total
- 240,00 €
- Revisión por
- Equipo financiero
Documento original
Proveedor de ejemplo
Empresa de ejemplo
Aprobar el siguiente paso
Tras la aprobación humana, los datos están listos para el sistema contable. No se realiza ningún pago.
- Referencia
- DEMO-001
- Proveedor
- Proveedor de ejemplo
- Total
- 240,00 €
- Revisión por
- Equipo financiero
El proceso
Cinco pasos. Puntos de control claros.
- 01
Recibir
Recoger facturas del correo, una carpeta o una exportación aprobada del proveedor.
- 02
Extraer
Preparar proveedor, referencia, líneas e importes junto al documento original.
- 03
Comprobar
Señalar registros duplicados, información ausente y campos poco fiables.
- 04
Aprobar
Enviar proveedores nuevos o importes inusuales a la persona adecuada para su revisión.
- 05
Transferir
Enviar los registros aprobados al sistema contable o a una cola de contabilización.
Las excepciones reciben atención.
Acordamos reglas para proveedores, importes y datos ausentes. Los documentos que requieren una segunda revisión se detienen con un motivo claro.
Conectado con tu proceso contable.
Las posibles integraciones incluyen Gmail, Outlook, Google Drive, SharePoint, QuickBooks, Xero, Lexoffice y Google Sheets. La disponibilidad depende de tu cuenta y del acceso a las API.
Antes de empezar
Antes de automatizar las facturas
¿Puede leer distintos formatos de factura?
El proceso puede diseñarse para facturas PDF, escaneos y adjuntos de correo. Lo probamos con tus documentos reales y enviamos los campos dudosos a revisión.
¿La automatización realiza pagos?
No en este ejemplo. El proceso prepara y transfiere registros de facturas. Cualquier acción relacionada con pagos requeriría un alcance acordado por separado y controles explícitos.
¿Puede nuestro equipo aprobar primero las facturas?
Sí. Podemos enviar facturas a revisión según su importe, proveedor u otras reglas acordadas, con aprobación humana antes del siguiente paso.
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¿Qué tarea te gustaría quitarte de encima?
Cuéntanos una tarea repetitiva y qué herramientas utilizas. Recibirás por correo dos primeras ideas de automatización y posibles pasos siguientes.
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